Nechtěl jsem dalšího bota na schůzce. Tak vzniklo Meetnotes

Co jsem zkusil

Zkusil jsem si postavit Meetnotes. Malý nástroj pro zpracování existující nahrávky ze schůzky: nahrát soubor, získat český přepis a z něj použitelný zápis.

Bez bota ve schůzce. Bez doplňku v kalendáři. Bez toho, abych musel před poradou všem vysvětlovat, proč se k nám právě připojil další účastník, který nebude nic říkat, ale bude si všechno pamatovat.

Původní zadání bylo schválně střídmé. Meetnotes nemělo organizovat moje schůzky, připojovat se do videohovorů ani se stát novým centrem firemní komunikace. Mělo zpracovat soubor, který už mám.

Proč jsem to zkusil

Během porady se chci soustředit na to, co lidé říkají, kam se debata posouvá a co je potřeba rozhodnout. Zapisovat si přitom každou podstatnou větu funguje jen do chvíle, než se do diskuse skutečně zapojím.

Pak obvykle vznikne několik hesel, kterým po pár dnech nerozumí ani jejich autor. Což je nepříjemné hlavně tehdy, když tím autorem jsem já.

Přirozené řešení bylo schůzku nahrát a nechat ji automaticky zpracovat. Podobných služeb už existovala řada. Jenže většina z nich měla alespoň jednu vlastnost, která mě spolehlivě odradila. Některé neuměly dobře česky. Jiné vyžadovaly instalaci doplňku, propojení s kalendářem nebo připojení vlastního bota přímo do schůzky.

Virtuální účastník pak sedí mezi lidmi, má jméno typu „Meeting Assistant“ a všem oznamuje, že nahrává. Praktické to být může, ale úplně jsem netoužil přivádět na každou poradu dalšího hosta, který nemluví, nic nenavrhuje a přesto si pořizuje kompletní záznam.

Navíc jsem nechtěl další měsíční předplatné za službu, kterou bych používal jen občas. Potřeboval jsem mnohem prostší postup: vezmu existující nahrávku, nahraju ji, dostanu český přepis a z něj zápis.

Tedy nástroj přizpůsobený mému způsobu práce, ne naopak.

Jak jsem postupoval

Začal jsem od jednoduchého workflow: schůzka proběhne normálně, bez zásahu do jejího průběhu. Teprve po jejím skončení vezmu existující nahrávku a nahraju ji do Meetnotes.

To se ukázalo jako důležité produktové rozhodnutí. Automatizace totiž často nevytváří problém tím, co dělá, ale tím, co kvůli ní musí člověk změnit. Nový účet, nový doplněk, nové oprávnění, nový postup a ideálně ještě krátké školení pro kolegy, kteří o žádnou inovaci nežádali.

První část pokusu dopadla dobře. Z nahrávky šlo získat použitelný český přepis a nemusel jsem kvůli tomu měnit průběh schůzky. Stačilo záznam po jejím skončení nahrát.

Jenže pak se ukázalo, že samotný přepis není konečný výsledek.

Hodinový rozhovor převedený do textu je pořád hodinový rozhovor. Jen se místo poslouchání musí číst. Přepis má velkou hodnotu jako archiv a zdroj. Dá se v něm dohledat přesná formulace, vrátit se ke spornému místu nebo ověřit, kdo co skutečně řekl. Jako běžný pracovní zápis je ale příliš dlouhý.

Meetnotes se proto začalo posouvat od přepisu k interpretaci. Co bylo rozhodnuto? Jaké vznikly úkoly? Které otázky zůstaly otevřené? Kdo má udělat další krok?

Tady jsem narazil na méně technický, ale podstatnější problém. Aby nástroj mohl vytvořit dobrý zápis, musím nejdřív sám vědět, co dobrý zápis znamená.

Co fungovalo

Fungovalo hlavně zpracování schůzky až zpětně. Nemusel jsem do ní přidávat bota, nikoho nutit instalovat doplněk ani měnit platformu, na které porada probíhá.

Pro můj způsob práce to dává smysl. Schůzka zůstane schůzkou a nástroj začne pracovat až ve chvíli, kdy už mám nahrávku. To je výrazně menší zásah než řešení, které se musí stát součástí každého hovoru.

Fungoval také český přepis jako archiv. Když potřebuji dohledat přesnou formulaci, vrátit se k nějakému spornému místu nebo ověřit, co zaznělo, je přepis užitečný.

A fungovala i samotná kontrola nad výstupem. Vlastní řešení mi umožňuje přizpůsobit zápis tomu, co zrovna potřebuji. Jiný výstup chci z projektové porady, jiný z obchodního jednání a jiný z volnějšího rozhovoru.

Co nefungovalo

Největší omyl byl předpoklad, že jakmile dobře zachytím všechna slova, zbytek už bude snadný.

Nebyl.

Přepis není zápis. Univerzální shrnutí může vypadat upraveně a profesionálně, ale zároveň úplně minout důvod, proč jsem si schůzku nahrál. Někdy mě zajímají hlavně úkoly, jindy argumenty obou stran a někdy přesné znění jednoho rozhodnutí.

Druhá věc je provozní cena vlastního řešení. Neplatím sice další měsíční tarif za službu, kterou bych používal jen občas, ale neznamená to, že je to automaticky jednodušší. Celý postup musím provozovat a ladit sám. Hotová služba část této práce přebírá.

A také zatím nemohu tvrdit, že Meetnotes funguje stejně dobře pro každého. Vychází z mých schůzek, mého způsobu práce a mé představy o použitelném zápisu. Netestoval jsem všechny dostupné služby ani všechny druhy jednání.

Co mi to dalo

Potvrdilo se mi, že u podobných nástrojů není důležité jen to, co umí technicky. Stejně důležité je, jestli se vejdou do práce tak, jak už opravdu probíhá.

Kdyby Meetnotes vyžadovalo novou disciplínu před každou schůzkou, pravděpodobně bych ho po chvíli přestal používat. Zpracování hotového souboru je méně efektní než bot, který poslušně sedí v hovoru, ale pro mě je to snesitelnější.

Zároveň bych příště dříve oddělil přepis od zápisu a od začátku testoval několik různých typů výstupu. Přepis je zdroj. Zápis je interpretace. A mezi těmito dvěma věcmi je víc práce, než jsem si původně chtěl připustit.

Verdikt

Částečně. Základní postup funguje: dokážu zpracovat českou schůzku bez placené služby, doplňků a připojeného bota. Dostanu použitelný přepis a nemusím kvůli tomu měnit průběh porady.

Kvalita výsledného zápisu a skutečná časová úspora ale ještě potřebují další ověření. Meetnotes zatím není hotová odpověď na otázku „jak automaticky dělat dobré zápisy“. Je to spíš potvrzení, že bez zásahu do schůzky se dá dobře vyřešit první část problému.

A že přepis, jakkoli český a použitelný, pořád není totéž co zápis. To je přesně ten typ banálního zjištění, které člověk občas potřebuje nejdřív naprogramovat, aby mu došlo.